Ich habe in den letzten Wochen feststellen müssen, das es doch Vorteile hat seine anstehenden Aufgaben an einem zentralen Ort zu verwalten. Ich muss gestehen, dass ich bisher viele verschiedenen "Tools" verwende, vom PostIt, normale Zettel in allen Größen und Farben, über ein App auf dem SmartPhone, eine auf dem Tablett und natürlich die eine oder andere Anwendung auf dem PC. Ich war also meist nicht damit beschäftigt meine Aufgaben im Kopf zu behalten, sondern damit, nicht zu vergessen wo ich sie notiert hatte. Es war also nicht wirklich ein Fortschritt. Ich habe mir also etwas Zeit genommen und einige Tools für die zentrale Verwaltung meiner Aufgaben ausprobiert. Die Ergebnisse möchte ich hier vorstellen.

Voraussetzungen

Natürlich hatte ich einige Wünsche an meine zukünftige Aufgabenverwaltung. Es soll ja nicht nur ein weiteres Tool hinzukommt, sondern wirklich ein zentraler Punkt für die Aufgabenverwaltung entstehen.

• Es sollte ein Online-Tools sein, da ich von überall Zugriff haben möchte.
• Es soll eine Android-App geben, da ich auch unterwegs Zugriff auf die Aufgaben möchte.
• Es soll Projekte oder Aufgabenlisten geben, in denen ich meine Aufgaben sortieren kann.
• Es sollte die Möglichkeit geben die Aufgaben weiter zu kategorisieren und zu gruppieren.
• Die Übersicht der Aufgaben soll filter- und sortierbar sein, damit ich die gerade wichtigen Dinge im Auge behalten kann.
• Es sollte Tags geben.
• Eine Zeiterfassung wäre auch schön, dies ist aber nice to have.
• Es muss kein kostenloses Tool sein. Wenn es funktioniert, bin ich durch aus bereit auch etwas dafür zu bezahlen.

Das sind natürlich viele Wünsche, aber heutzutage auch nichts wirklich außergewöhnliches.

todoist

Zunächst habe ich mir todoist angesehen. Über das nach eignen Angaben "wunderschöne Design" kann man sicher geteilter Meinung sein. Ich konnte mich mit den rudimentären Sortier- und Filtermöglichkeiten nicht anfreunden. Die Premium Version soll noch weitere Funktionen haben, mit denen das Tool evtl. besser abgeschnitten hätte. Leider konnte ich die nicht kostenfrei testen, dass kann die Konkurrenz besser. Dort erhält man oft für einen begrenzten Zeitraum alle Funktionen zum testen und muss sich dann für einen Tarif entscheiden. So hatte todoist leider bei mir keine Chance. todoist ist kostenfrei, es gibt aber eine Premium-Version mit erweitertem Funktionsumfang. Diese kostet 21 Euro pro Jahr.

Planio

Planio ist ein sehr umfangreiches Tool. Es bietet einiges mehr als nur eine Aufgabenverwaltung. Leider kostest es auch entsprechend viel, wenn man mehrere Projekte verwalten will. Bis 5 Projekte und 6 Nutzer kostet Planio 9 Euro pro Monat. Dann gibt es Staffelpreise. Da ich gerne Aufgaben für meine Kundenprojekte und ein paar private verwalten möchte, würde ich schnell über 2 Projekte kommen. Somit würde mich Planio z.B. 99 Euro pro Monat kosten. Das ist dann noch etwas viel. Außerdem gibt es leider nur eine iPhone-App. Somit ist Planio ohne weiteren Funktionstest raus.

Teamelio

Bei teamelio handelt es sich um eine Aufgabenverwaltung die viel Wert auf Zusammenarbeit legt. Hier steht die gemeinsame Planung und Verwaltung der Aufgaben im Vordergrund. Leider scheint es weder eine Zeiterfassung zu geben, noch kann man die Aufgaben hierarchisieren. Die auf der Seite angepriesene Mobil Version scheint nur eine responsive Internetseite zu sein. Eine Android-App konnte ich nicht finden. Bis 3 Nutzer ist die Grundversion mit eingeschränktem Funktionsumfang kostenfrei. Die Premium-Version kostet 5,99 Euro pro Monat.

Remember The Milk

Bei Remeber The Milk gibt es verschiedene Listen, den Aufgaben können Tags, Fälligkeiten und einige andere Eingenschaften zugewiesen werden. Eine Hierarchisierung ist nicht möglich, eine Zeiterfassung auch nicht. Es gibt eine Android-App, die ich aber nicht getestet habe. Das Interface ist sehr schlicht. Auch hier handelt es sich um eine reine Aufgabenliste ohne Schnörkel. Remember The Milk ist kostenfrei. Es gibt eine Por-Version, die in den Apps weitere Funktionen zur Verfügung stellt und 25 Dollar pro Jahr kostet.

Wunderlist

Bei Wunderlist bin ich schon lange. Leider finde ich es, wenn man viele Aufgaben hat, eher unübersichtlich. Zwar gibt es verschiedene Aufgabenlisten, aber das war es auch schon. Ein Hierarchisieren der Aufgaben ist möglich, aber sehr rudimentär. Man kann nur eine Überschrift eingeben. Einstellungen gibt es für die Unteraufgaben nicht. Unterlisten sind ebenfalls nicht vorhanden. Eine Zeiterfassung oder die Möglichkeit die Liste vernünftig zu Filtern gibt es auch nicht. Eine App gibt es, allerdings liest man hier immer wieder von Problemen mit der Synchronisierung. Ich habe es aber selber nicht getestet. Auch wenn ich mir immer wieder Mühe gegeben habe, bin ich mit Wunderlist nicht wirklich warm geworden. Das Tool gehört zwar sicher zu den schöneren unter den Testkandidaten. Wer eine reine Aufgabenliste sucht, sollte hier auf jeden Fall einen Blick riskieren. Wunderlist ist bis 25 Aufgaben pro Liste kostenlos. Es gibt eine Pro-Version, die zusätzliche Funktionen bietet und 4,49 Euro pro Monat kostet.

Producteev

Der Service Producteev sieht sehr vielversprechend aus. Es gibt Projekte, Unteraufgaben, Apps, einen Kalender und Labels. Wenn man keine Outlook-Synchronisation braucht, ist Producteev kostenfrei. Erster Kritikpunkt war aber die App. Für das Arbeiten ist hier zwingend eine Internetverbindung nötig. Die Aufgaben werden nicht zwischengespeichert. Offline Arbeiten und später synchronisieren ist nicht möglich. Die Web-Version hat hingegen großes Potential. Es gibt verschiedene Ansichten und bei jeder Aufgaben eine Historie. Bei Producteev dachte ich zum ersten Mal das Ende meiner Suche erreicht zu haben. Dann kam die Ernüchterung über die App und dass die Aufgabenliste für meine Bedürfnisse nicht genug Filtermöglichkeiten bietet. Das Anlegen und Zuordnen von Tags hat in der App leider auch nicht funktioniert. Wer über diese Schwachpunkt hinwegsehen kann, findet hier ein gutes Tools. Für mich ging die Suche aber weiter.

Asana

Asana kommt dem was ich suche schon sehr nahe. Es gibt Projekte, Aufgaben können Unteraufgaben haben und auch Tags gehören zum Leitungsspektrum. Fälligkeiten und wiederkehrende Aufgaben sind genauso vorhanden wie Apps. Das Interface ist modern und chic. Die Übersicht der Aufgaben lässt sich nach verschiedensten Kriterien filtern. Das Beste ist, dass Asana kostenfrei ist. Das einzige, was fehlt ist eine Zeiterfassung. An diesem Punkt dachte ich schon meine Suche wäre endgültig zu ende. Dieses Tool ist ganz klar meine Nummer zwei.

HiTask

And the winner is: HiTask! Als ich auf HiTask gestoßen bin konnte ich es kaum glauben, es bietet wirklich alles was ich wollte. Es gibt Projekte, Aufgaben mit Unteraufgaben (scheinbar in beliebiger Tiefe, ich habe nach der 4. Ebene aufgehört zu testen), verschiedene Filter- und Sortiermöglichkeiten.

Es wird viel Wert auf die Planung gelegt. So steht ein Kalender zur Verfügung und es können nicht nur Aufgaben, sondern auch Termin, Notizen und Dateien angelegt und mit einem Termin versehen werden. Das Webinterface präsentiert sich modern und übersichtlich. Viele kleine Feature runden das positive Gesamtbild ab. So kann man z.B. Aufgaben einfach per Drag and Drop in den Kalender ziehen und so terminieren.

Unteraufgaben werden einfach durch Anklicken der Aufgabe in der Übersicht und dann einem Klick auf "neues Element" angelegt. Dann öffnet sich nicht wie teilweise bei anderen ein Popup, Modal oder man wird auf eine andere Seite geleitet. Die sehr umfangreiche Maske für die Erstellung des neuen Elements schiebt sich einfach in die Liste. Trotzdem bleibt die Übersicht erhalten.

Man kann die Einstellungen der Elemente überall direkt bearbeiten. Man muss also nicht erst in die Liste klicken. Will man eine Aufgabe nur kurz im Kalender öffnen, reicht auch dort ein Klick.

Das Erstellen unterschiedlicher Auswertungen ist ebenfalls möglich. Leider habe ich noch nicht so viele Daten, dass es sich lohnen würde. Vielleicht veröffentliche ich später einen Erfahrungsbericht, wenn ich alle Funktionen ausgiebig testen konnte.

Es gibt auch eine kostenfreie Android-App. Diese synchronisiert immer direkt mir dem Server. Ich hatte schon die Befürchtung, dass ein Arbeiten nur möglich ist, wenn man ein Netz hat. Doch weit gefehlt. Auch wenn dies nicht der Fall ist, kann man ganz normal Arbeiten. Die Änderungen werden übertragen, wenn wieder eine Verbindung besteht. Auch hier punktet HiTask für mich auf ganzer Linie.

Kommen wir zum Preis: bis zu 10 Projekte sind in HiTask mit allen Funktionen kostenfrei. Wirklich interessant ist das nächst größere Paket. Dies kostet 4,17 Dollar pro Monat und enthält bereits beliebig viele Projekte. Ein Account für Teams mit bis zu 5 Mitgliedern kostet 16,00$ pro Monat. Für große Teams könnte es dann also doch irgendwann teuer werden.

Der einzige kleine Wermutstropfen für mich ist, dass man scheinbar über die App keine Zeiten erfassen kann. Ich habe jedenfalls keinen Button gefunden. Aber dies ist für mich nicht wirklich wichtig, da ich größten Teils im Büro arbeite. Es wäre nur schön zu wissen, dass man es kann.

Aber auch so überzeugt mich das gelungene Gesamtkonzept und die vielen praktischen Details. HiTask ist derzeit definitiv mein Tool der Wahl.

Update: 11.9.214

Die App kann doch mehr, als sie auf den ersten Blick verrät. Man muss nur eine Aufgabe "gedrückt halten", dann kann man einen Kommentar einfügen, eine Unteraufgabe erstellen, Zeiten erfassen oder die Aufgabe löschen. Damit fällt auch der letzte Kritikpunkt!

Zuerst dachte ich, es werden auch Erinnerungen für erledigte Aufgaben geschickt. Dies ist aber nicht der Fall. Es werden aber scheinbar keine Änderungen "gepushed". Man muss die App starten, damit sie sich synchronisiert. Wenn man also den Termin oder den Status einer Aufgabe ändert und ein anderes Gerät nicht synchronisiert ist, wird dort die "alte" Erinnerung kommen. Dies ist etwas unschön. Wenn es nicht einen klitzekleinen Schönheitsfehler gäbe, wäre es ja auch zu perfekt. Nichts desto trotz ist und bleibt HiTask meine Wahl!